10 februari 2020

Dit heb je nodig voor een wendbare organisatie

Met een wendbare organisatie wordt bedoeld een organisatie die in staat is in te spelen op veranderingen. In dit artikel wordt ingegaan wordt een overzicht gegeven welke zaken je allemaal goed georganiseerd moet hebben om dit ook in de praktijk te realiseren. Per onderdeel zijn er losse verdiepende artikelen geschreven, die praktische tips geven hoe je dit in je organisatie kan realiseren.

Toekomstgericht: Schaalbaar en wendbaar

Steeds meer ondernemers starten tegenwoordig vanuit hun eigen expertise of passie hun business. Ergens springen ze in het diepe en starten. Gewoon beginnen! Dat is de beste manier om ervaring op te doen. Afhankelijk van de risico’s, financiering die nodig is en type onderneming en ondernemer ligt er wel of geen business plan onder.

Om meer uit een onderneming te halen is het belangrijk dat het business model schaalbaar is. Anders gezegd dat er groeimogelijkheden in de onderneming zitten. Voor ondernemers met de ambitie om een groter bedrijf op te bouwen is het belangrijk dat ze realiseren dat ze het bedrijf niet alleen zo moeten maken dat het schaalbaar is, maar ook dat het wendbaar is. Het is namelijk een illusie om te verwachten dat de behoefte van de klant nu en over pakweg 10 jaar precies hetzelfde van jouw onderneming en je medewerkers vraagt. Als je dat vergeet. Dan is je onderneming is niet in staat om in te spelen op de verandering in de vraag van klanten en in de markt. Hierdoor komt je bedrijf in de problemen.

Of en hoe je bedrijf schaalbaar is, is ingebouwd in je business model. Wendbaarheid is lastiger en complexer te realiseren dan schaalbaarheid. Sjors van Leeuwen omschreef welke elementen allemaal invloed hebben op de wendbaarheid van een organisatie in zijn boek ‘Wendbare strategie op één A4’. Alle elementen hebben invloed op elkaar en dat maakt het vaak complex. Onderstaande elementen zijn gebaseerd op de visie van Sjors van Leeuwen en mijn eigen visie en ervaring. Dit geeft een beeld wat je allemaal geregeld moet hebben om te komen tot een wendbare organisatie.

1. Een heldere visie

Een heldere visie is een richting waar je als organisatie naar toe wilt. Het is een illusie dat dit is waar je in de toekomst zal zijn. De toekomst is immers niet te voorspellen. Door je visie en verschillende toekomstscenario’s te combineren, ontstaat er juist inzicht. Hierdoor wordt het makkelijker en ben je flexibeler om door de werkelijkheid te manoeuvreren. Vaak blijkt dat je uiteindelijk toch dicht bij het realiseren van je visie bent gekomen. Het is zoiets als dat je morgen in de spits naar een drukke locatie moet en daar echt op een bepaald tijdstip moet zijn. Door verschillende routes en alternatieve vervoersmiddelen te overwegen, voel je beter voorbereid en kun je op het moment zelf snel schakelen en alternatieve overwegen.

2. Een MERK-waardig bedrijf

Een merk begint met het ontdekken van je identiteit als bedrijf, waarom besta je, wat zijn je kernwaarden, je klantbelofte, onderscheidend vermogen en je kerncompetentie. Het belangrijkste is als je hem hebt ontdekt dat je hem bewust en continu blijft integreren in alle activiteiten, processen en gedrag van je medewerkers, zodat je bedrijf MERK-waardig is in alle bedrijfsprocessen en medewerkers MERK-waardig gedrag vertonen. Doe dit op zo’n consistente manier dat het herkenbaar wordt voor je doelgroep. Zorg vervolgens voor mentale beschikbaarheid van je merk door continue te werken aan het creëren van opvallende, onderscheidende herinneringsassociaties, zodat je doelgroep aan jouw merk denkt als ze behoefte hebben aan je categorie. Ik vind Coolblue hier een mooi voorbeeld van.

3. Continue focus op de klant

Met je product of dienstverlening los je een probleem op van de klant of speel je in op zijn behoefte. Dit zit in de waardepropositie van de verschillende producten. Je speelt op je eigen unieke manier in om deze behoefte op te lossen door te focussen op bepaalde aspecten die belangrijk zijn voor je klanten. De behoefte van de klant verandert in de tijd, dingen die vandaag belangrijk zijn, zijn dat over een paar jaar misschien niet meer of minder. Andere zaken zijn ineens belangrijker geworden.

De basis van je product of dienstverlening is op onderscheidende consistente manier inspelen op de behoefte van de klant. Je product moet daar zijn waar de klant behoefte heeft aan jouw categorie. Dus fysieke beschikbaarheid is belangrijk, waarbij het product of dienst makkelijk te kopen moet zijn. De mentale beschikbaarheid bij klanten, deze stimuleer je niet alleen door gericht op herinneringsassociaties te werken vanuit je merk, maar ook door klantbeleving door de gehele klantreis en klantenbetrokkenheid zo veel mogelijk te vergroten.

4. Externe gerichte medewerkers

Het vermogen van de organisatie om externe ontwikkelingen op te pikken, prioriteiten te stellen en er op in te spelen als het nodig is. Bedrijven die in staat zijn dit vermogen breed in de organisatie te ontwikkelingen en een goed communicatieproces hebben om deze te delen met het management verkleint zijn blinde vlekken in de markt. Hierdoor vermindert het risico om belangrijke ontwikkelingen over het hoofd te zien of verkeerd in te schatten.

5. Digitaal gedreven bedrijfsprocessen

Technologie gaat met name over hoe breng je technologische ontwikkelingen vanuit de markt in de organisatie. Wendbare organisaties zijn over het algemeen digitaal gedreven organisaties, omdat zij zich bewust zijn dat digitalisering van bedrijfsprocessen efficiënter en klantgerichter zijn. Daarnaast leidt het tot een betere interne en externe communicatie en tal van andere processen. De keuzes die op dit gebied worden gemaakt zijn cruciaal voor de snelheid waarmee je in kan spelen op (onverwachte) ontwikkelingen. Deze hebben ook impact op je organisatie, cultuur, medewerkers en expertise die nodig is in je organisatie.

6. Continue innovatie: verbeteren én vernieuwen

Niet alleen je digitalisering is cruciaal voor de wendbaarheid. Ook de manier hoe innovatie is geregeld in je organisatie. Relevante externe ontwikkelingen en veranderingen in de behoefte van je klanten zijn belangrijke bronnen om te gaan vernieuwen. Dit kan in allerlei vormen: verbeteren, experimenteren, vernieuwing toevoegen aan bestaande producten of dienstverleningen of hele nieuwe producten of diensten aanbieden. Door innovatie goed te organiseren en een helder proces in je organisatie te creëren, schakel je op tijd de juiste expertise in of start je samenwerkingen op, maar zit je ook aan het stuur als het gaat om het tijdstip waarop je nieuwe product of dienst wordt geïntroduceerd in de markt. Vaak is de timing bepaald voor het succes of falen van je innovatie. In een eerdere blog ging ik hier al eens op in op basis van een artikel van McKinsey over de effecten van continu innovatie.

7. Stel regelmatig je business model ter discussie

Vanuit je externe gerichtheid zie je andere business modellen in andere markten opduiken. Verdiep je minstens één keer per jaar in deze business modellen en vraag je met elkaar af, er komt een nieuwe partij op de markt met één van deze business modellen:

Hoe zou het dan in elkaar zitten?
Hoe voegt het waarde toe aan de klant?
Is het mogelijk? Zo, ja wat is er nodig? Zo nee, waarom nu (nog) niet?
Wat kunnen wij hiervan leren?
Kunnen wij ons business model verbeteren met deze inzichten?
Is het nodig om ons business model te veranderen / om te gooien om een concullega voor te zijn?

Dit houdt je scherp op je huidige business en processen. Waar zit de toegevoegde waarde en wat kan er verbetert of verandert worden. Dit betekent ook dat hieruit veranderingen in de organisatie of in processen kunnen plaatsvinden. Flexibiliteit in je processen is hierbij belangrijk.

8. Continue strategie is noodzakelijk

Niet één keer per jaar de strategie vaststellen, maar continue (maandelijks) inspelen op hetgeen om je heen gebeurt. Door continue als management vast te stellen wat de speerpunten en bijbehorende prioriteiten zijn. Aan de prioriteiten horen middelen gekoppeld te zijn zodat het niet alleen bij denken blijft maar ook plannen worden uitgevoerd. Het is spannend om continu en snel te beslissen. Projecten die een maand geleden prioriteit hadden on-hold te zetten, omdat er iets in de markt gebeurt (zoals het Corona-virus) waardoor de prioriteiten verandert zijn en de resources ingezet worden op andere projecten en plannen die nu prioriteit hebben. Het betekent een goede visie op zaken die op korte termijn van belang zijn, maar de lange termijn projecten niet uit het oog verliezen en zorgen dat zij niet ondergesneeuwd worden door de waan van de dag. Het vergt ook het nodige van de communicatie met de medewerkers van de projecten en hun flexibiliteit.

9. Managers die zeer goede soft-skills hebben

De kwaliteit van het management is belangrijk om alles voor elkaar te krijgen. Niet alleen in het formuleren van hun visie, maar ook het lef om de noodzakelijke beslissingen te nemen. Hun communicatievaardigheden om beslissingen toe te lichten en begrip en draagvlak te creëren voor deze beslissingen, medewerkers te ondersteunen in hun flexibiliteit en te motiveren. Dit geldt dus niet alleen voor het top-management, maar voor alle managers in de organisatie.

10. MERK-waardige en flexibele teams en organisatie

Medewerkers moeten niet alleen MERK-waardig zijn, maar ook de nodige flexibiliteit hebben. MERK-waardige medewerkers zijn medewerkers die passen bij de merkwaarden van het merk. Hierdoor is hun natuurlijk gedrag ook het gedrag dat goed past bij het merk en de organisatie. Een ander vereiste is een hoge psychosociale veiligheid door de gehele organisatie. Dit betekent dat medewerkers zich veilig en prettig genoeg voelen om tegen een collega of manager te zeggen wat ze op hun lever hebben, zowel positieve als negatieve zaken. Alleen dan komen er voorstellen voor verbeteringen vanuit de werkvloer, hoor je de bezwaren of elementen die minder goed werkte als je vooraf had gedacht. Vandaar uit kan je als organisatie gaan leren van fouten en mislukkingen. Door de interactie juist te stimuleren over voorstellen, plannen en de uiteindelijke verandering zal de kwaliteit omhoog gaan. Bovendien helpt het om de organisatie zo vorm te geven dat dit past bij de medewerkers en de vereiste aan de organisatie om voldoende wendbaar te zijn.

11. Wendbaarheidsniveau

Alle elementen samen bepalen je wendbaarheid. Het is niet altijd nodig om je hele organisatie wendbaar te maken, noch dat alle medewerkers continu flexibel zijn. Soms kun je delen van bedrijfsprocessen als blokken in je organisatie verschuiven, waardoor je als organisatie toch wendbaar bent, zonder dat er een hoge flexibiliteit van de medewerkers wordt verwacht. Soms wordt wendbaarheid gerealiseerd in een organisatie door zich te richten op product-marktcombinaties. De focus ligt dan op snel en makkelijk middelen te kunnen herverdelen als een bepaalde markt minder aantrekkelijk wordt. En soms ligt de focus van de wendbaarheid op operationeel niveau. Dit is vooral zo bij bedrijven die een operational excellence strategie op na houden. De verschillende niveaus hebben een verschillende complexiteit.

Complex, maar de moeite waard

Bij het onderneming wendbaar maken komt nogal wat kijken. Het is complex door de vele onderliggende verbindingen vanuit de verschillende elementen naar elkaar. Net als bij MERK-waardigheid van een organisatie is het makkelijker om hier mee te starten in een nog relatief klein en jong bedrijf dan binnen een grote bestaande organisatie. Door bewust te zijn wat er nodig is om wendbaar te zijn, denk je wat dieper na over processen, digitalisering en teams, daag je je medewerkers en organisatie continu uit, ben je continu strategisch en praktisch bezig. Als je niet alleen focust op de schaalbaarheid van je organisatie maar ook op de wendbaarheid, vergroot je je slag- en veerkracht van je organisatie en bouw je aan een toekomstbestendig bedrijf.

HOE WENDBAAR IS JOUW BEDRIJF?

Jouw bedrijf is nooit te klein om MERK-waardig & wendbaar te zijn!

Meer weten over Renate Manders SMP