8 tips om direct te starten met dynamisch strategieproces

Van één keer per jaar een groots plan naar continu up-to-date beslissingen nemen

Hoe staat het met je plannen? Toen ik nog in loondienst werkte, viel me altijd op dat we in het najaar druk bezig waren met allerlei plannen te maken voor het volgende jaar. Als het jaar dan van start ging, waren we nog wel even bezig met de opstart. Eind januari waren we meestal weer terug bij business as usual en waren er andere uitdagingen waardoor de plannen in de kast bleven liggen. Het weerhield de organisatie er niet van om aan het eind van het jaar weer opnieuw plannen te maken, waarbij keer op keer hetzelfde gebeurden. Als zelfstandig professional mag ik bij veel bedrijven een kijkje in de keuken nemen  en zie ik dit bij zowel grote als kleine bedrijven gebeuren. 

Als strategisch marketeer ben ik me continu bewust van de veranderingen om me heen. Toen ik in 2018 een artikel van Mc Kinsey tegenkwam over maandelijks aan de slag met je strategie klopte dat. Vervolgens ben ik me steeds meer gaan verdiepen wat er van de organisatie gevraagd wordt om dat te doen, zo doende ben ik met mijn klanten bezig om hun organisatie wendbaar te maken.  

Sindskort ben ik met een aantal ondernemers een pilot gestart om koers te zetten richting hun visie en hun hierin te leren continu stappen te zetten richting van hun visie. Dit betekent strategie daadwerkelijk uitvoeren, bijschaven en aanpassen en vooral in beweging komen richting je visie. 

Is jouw plan alweer in de kast beland omdat het achterhaald is? Lees dan vooral verder zodat je leert hoe je continu kan bij sturen richting je visie, in plaats van elk jaar grootste plannen te maken, die zo weer achterhaald zijn. 

Acht concrete tips

De onderstaande 8 tips zorgen voor een drastische verbetering van de kwaliteit van de strategische dialoog, de gemaakte keuzes en de resultaten voor de business.  De basis van deze tips komen uit het eerder vermelde artikel van McKinsey.

1. Zorg voor een gedeelde visie en forceer de eerste stap

Zorg dat je visie helder is. Niet alleen voor jou als ondernemer of het managementteam. Zorg dat visie gedeeld is met elke medewerker in de organisatie. Deze visie is het eindpunt. Voor de meeste mensen, ook voor ondernemers zelf is het vaak lastig om te zien wat de eerste stap is richting die visie. Bepaal deze eerste stap om de grote veranderingen te realiseren. Deel de doelstellingen op in sub-doelen die in een periode van een halfjaar tot een jaar gerealiseerd kunnen worden. Binnen die periode het eerste doel niet gerealiseerd, dan is de rest ook niet haalbaar. 

Daag de medewerkers uit om na te denken wat zij moeten doen om bij te dragen om deze eerste stap te realiseren. Niet één keer per jaar of per halfjaar, maar continu. Laat het onderdeel zijn in teamoverleggen.

2. Maak strategie een vast onderdeel van het maandelijkse overleg

Dit kan een intern managementoverleg zijn, maar ook een gesprek met je (business) coach of management consultant. Hanteer hiervoor een ‘levende’ lijst met de belangrijkste strategische topics, een rooster van de geplande grote veranderingen en de pijpline van initiatieven die nodig zijn om deze uit te voeren. Communiceer de bevindingen ook persoonlijk naar de direct betrokkenen en daarna naar alle medewerkers, zodat ze op de hoogte zijn van wat er speelt in de organisatie. 

3. Discussieer over echte alternatieven in plaats van een akkoord op een voorstel 

Focus de discussie op de keuzes die gemaakt moet worden. Maak een boomdiagram met daarin de keuzes die gemaakt moeten worden. Eerst komen de keuzes die moeilijk terug te draaien zijn. Omschrijf voor elke dimensie 3 tot 5 mogelijke alternatieven. Focus op de discussie en argumenten bij de moeilijkste keuzes. Dit gaat je ook helpen om het gesprek aan te gaan met medewerkers als belangrijke projecten ineens worden stopgezet, of een hele andere invalshoek krijgen. Het geeft je argumenten en zorgt dat je je keuze kan onderbouwen. Het geeft hun ook de mogelijkheid om je feedback of eigen beargumentatie te komen, waardoor je behoed wordt voor blinde vlekken. 

4. Identificeer één of twee kansen

Identificeer één of twee kansen en geef ze alle middelen die ze nodig hebben. In een eerdee blog managen van resources heb ik al uitgelegd waarom dit belangrijk is. Het voorkomt te veel versnippering in de organisatie en vergroot de snelheid van de projecten met de hoogste prioriteit. 

5. 4. Stop met strategie te zien als startpunt

Stop met strategie te zien als startpunt voor het akkoord geven of maken van budgetten. De strategie is een weg om een bepaald doel te behalen of een visie te realiseren. Een weg die continu aan verandering onderhevig is door externe omstandigheden. Dat is de reden dat strategieplannen in de kast komen te liggen. Je visie is je startpunt en door je strategie in kleine stappen te bepalen, blijf je flexibel en wendbaar genoeg om deze te realiseren, ongeacht de omstandigheden. 

6. Scheid initiatieven die middelen vrij moeten maken en initiatieven die bijdrage aan de grote verandering 

Breng een duidelijke scheiding aan tussen initiatieven die middelen vrij moeten maken en de mogelijkheden om ze te herinvesteren om zo de grote veranderingen te realiseren. Dit kan door bijvoorbeeld 20% van het budget te reserveren voor investeringen als de tijd daar is. De enerzijds heb je projecten op efficiëntie-, effectiviteitsverhoging, kostenbesparingen die je moet/wilt realiseren, omdat alleen zo er middelen ook eventueel mankracht vrijkomt om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen zodat de klant van de toekomst nog steeds bediend kan worden. 

7.  Beheer risico’s en investeringen op (corporate) managementniveau

 Je deelt je visie, je zorgt voor een open deur voor je medewerkers zodat je alle input krijgt die nodig is en blinde vlekken zoveel mogelijk voorkomt. Dat wil niet zeggen dat je alles delegeert. De beslissingen worden op (corporate) managementniveau genomen. Net als het beheer van de risico's en investeringen. Focus hierbij op drie verschillende aspecten van strategie: verbeterplan om middelen vrij te maken, groeiplan dat middelen nodig heeft en risicomanagement plan om het portfolio te beheren. 

8. Monitor de manier hoe de resultaten tot stand kwamen

Uiteindelijk monitor je de kpi's, maar focus niet puur op de cijfers. Zorg dat ze onderbouwd worden hoe ze tot stand kwamen. Was het ‘nobel’- falen van een hoog risicoplan of slechte uitvoering van laag-risicoplan. Idem voor positieve resultaten, was het ‘dom’-geluk of excellente uitvoering. Dat leert je meer dan alleen de cijfers.