Managen van resources in je organisatie

Van te veel ballen in de lucht

Ken je dat, dat je te veel dingen tegelijkertijd wilt doen? Dingen die gedaan moeten worden om de volgende stap te kunnen zetten. Ik zet net als de meeste mensen vaak te veel dingen op mijn to-do lijstje. Het werkt niet en motiveert niet. Dat deed ik ook met projecten voor mijn bedrijf. Door aan de slag te gaan met continu strategie en elke maand kritische vragen te stellen, zag ik dat dit niet werkte. Het vertraagde eerder dan dat het bracht wat het kon brengen. Projecten duurden langer. Ze bleven half afgemaakt liggen, omdat ik was afgeleid door andere interessante mogelijkheden.  

Naar focus op drie ballen

Wat ik nu doe is één project gericht op de langere termijn. Bijvoorbeeld een nieuw product ontwikkelen en één project gericht op de korte termijn bijvoorbeeld marketingcommunicatie optimaliseren rond een bestaand product. De rest van de tijd ligt mijn focus op mijn normale business. Nu ben ik een klein bedrijf. Ik merk dat meer ballen niet mogelijk is, wil ik snel en effectief kunnen schakelen. 

Ook bij grote bedrijven waar meer capaciteit is, is het belangrijk om te focussen en keuzes te maken in projecten. Door de grotere afdelingen, de complexere processen zie je ook hier vaak te veel projecten tegelijkertijd, waardoor bepaalde medewerkers in meerdere projecten zitten én daarnaast hun dagelijks werk moeten doen. Hierdoor is het voor deze medewerkers, net als voor mij als ondernemer lastig om alle ballen in de lucht te houden.  

Je kan je middelen (geld, productiecapaciteit) en je mensen (tijd en energie) maar één keer inzetten. Als zij zich naast hun dagelijkse werkzaamheden kunnen focussen op één project dat bij hun past en waarvoor zij een deel van hun tijd worden vrijgemaakt om aan te werken, zul je ervaren dat het project sneller wordt afgerond. Dan als zij in allerlei projecten hun bijdrage moeten leveren.  

Hoe breng je de focus aan?

Keuzes maken is hier het belangrijkste. Continu beslissen wat de meest urgente projecten zijn. Is er een ontwikkeling waardoor een ander project belangrijker wordt, maak de keuze voor dit project en zet het andere project (tijdelijk) stop. Zie het werk niet als weggegooid, wie weet is het later weer relevant, maar je hebt er altijd van geleerd. Dat neem je mee in een volgend project.  

Vergeet niet het allerbelangrijkste: open communicatie met de projectmedewerkers

Leg uit wat er is verandert en dat daardoor de prioriteiten verandert zijn en dat er andere keuzes gemaakt moeten worden. Doe dit bij voorkeur in een gesprek, zodat je de reactie van de ander ziet en ruimte is voor interactie. Snap dat zo’n medewerker baalt als jij zijn project ineens stop zet, geef daar de ruimte voor. Nodig zo’n iemand uit om mee te denken hoe hij kan bijdrage in de nieuwe situatie en wat hij daarvoor nodig heeft. Zeker als dit de (nieuwe) manier van werken wordt in jouw organisatie is een goede communicatie met je projectmedewerkers belangrijk. Het zal namelijk veel vaker gebeuren dat projecten tijdelijk worden stopgezet en op een later moment weer worden opgepakt.  

Lef, keuzes en open communicatie is de manier

Dit lukt alleen als het management of de ondernemer het lef heeft om te kiezen en ook bewust projecten (tijdelijk) stopt. Dat laatste is echt heel lastig. Zeker als er grote investeringen mee gemoeid zijn. Belangrijk hierbij is ook dat je overzicht hebt op alle projecten, de capaciteit die ze vragen in je organisatie en de status. Zonder overzicht heb je geen idee of je keuzes leiden tot het gewenste resultaat. Tot slot is het van belang dat je op een goede open manier communiceert over de keuzes en hoe je tot die keuze bent gekomen met de projectmedewerkers (niet alleen de projectleider in dit geval!). Dit, zodat zij ook gemotiveerd aan de slag gaan bij een volgend project. Zo ga je efficiënter en effectiever om met je resources en wordt je als organisatie slagvaardiger.  

Word wendbaarder door het managen van je resources

Als je resources scherp managet, zul je merken dat je als organisatie wendbaarder wordt. Projecten worden in kortere periode afgerond, omdat er minder versnippering is. Projecten die door veranderende omstandigheden minder prioriteit hebben worden niet op een laag pitje doorgezet, omdat je al zoveel hebt geinvesteerd. Bovenal worden medewerkers flexibeler, doordat je open uitlegt waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt en er ruimte is voor hun gevoel en oog is voor hun vaardigheden.

Hulp nodig bij het wendbaarder maken van je organisatie? Mind for Marketing begeleidt organisatie die structureel wendbaarder en toekomstgerichter willen zijn.